• +57 (8)7458676 Ext. 1407
  • Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

OFICINA DE ALMACÉN E INVENTARIOS

Es la oficina que, dependiendo de la Vicerrectoría Administrativa se encarga del proceso de adquisición de los bienes e insumos que se requiere para el cumplimiento de los procesos académicos y administrativos de la institución y que los administra y suministra a cada una de las dependencias que, debidamente los soliciten y les sean autorizados. Además, desde esta dependencia se lleva el control actualizado de los bienes muebles e inmuebles que posee la institución, mediante el respectivo inventario.

Image

Política de compras. La Institución establece como política de compra de bienes e insumos, que una vez sea autorizada por Rectoría o por la Vicerrectoría Administrativa, previa comprobación de la existencia de presupuesto o la asignación del mismo, con el respectivo cargue al centro de costo, se hará a proveedores que se encuentren legalmente registrados y ofrezcan productos de calidad, con garantía y a precios favorables.

El proceso de compra se hará a través de la dependencia de Almacén, con la debida autorización del Rector o de Vicerrectoría Administrativa, quienes habiendo sopesado las respectivas cotizaciones toman la decisión de acuerdo con criterios de calidad, precio, cumplimiento y asistencia postventa y dan la orden de ejecución. Se debe tener en cuenta si lo solicitado son bienes de consumo o por el contrario son bienes que incrementan el patrimonio y por tanto deben ser registrados en la oficina de Inventarios.

Por política Institucional, el gasto extraordinario debe ser autorizado por el Rector o por los Vicerrectores y en consecuencia no se hará devolución de dineros a quienes procedan a hacer compras sin las debidas autorizaciones.

Se mantendrá un stock de bienes e insumos de uso frecuente, de manera que se pueda dar solución inmediata a los requerimientos que se presenten y de aquellos bienes solicitados que no se tengan en existencia se hará el proceso de adquisición de los mismos de manera expedita, de manera que no se traumatice el normal desarrollo de los procesos académicos y administrativos.

La Institución, establece como política que los pagos por concepto de compras de bienes y servicios que se encuentran en el mercado, se harán mediante orden de suministro y se pagarán de contado al momento de la entrega a satisfacción, debidamente certificada por la oficina de almacén de la institución. Cuando por exigencias del proveedor se haga necesario dar un adelanto del valor, este se negociará en cuantía no superior al 50% del valor de la orden y solo se hará con proveedores de reconocido prestigio comercial. En todo caso para el pago de la compra de bienes o servicios, la institución exigirá la documentación de ley, que garantice que todo quede registrado según las normas establecidas por el Estado Colombiano.

Para la compra o suministro de bienes o servicios que no se encuentran en el mercado y que responden a exigencias de características propias de la Institución, se adquirirán por medio de contrato comercial, en el cual se especificarán las condiciones de los productos o servicios, los tiempos y condiciones de entrega, la forma y cuantía del pago y si su valor supera 10 SMMLV se exigirán pólizas de cumplimiento. En estos casos se nombrará un supervisor del contrato que haga seguimiento al cumplimiento de las condiciones pactadas. Si el bien o el servicio contratado requieren de condiciones técnicas específicas, se nombrará un interventor que garantice el cumplimiento de las especificaciones y condiciones contratadas.

La institución establece como política, que se haga levantamiento físico de inventarios de manera general una vez al año, para cerrar la vigencia fiscal; sin embargo, se deben mantener actualizados terminado cada periodo académico, de manera que se pueda administrar el recurso físico de forma eficiente, además de llevar el control de los recursos asignados a cada funcionario y de esta manera y en coordinación con servicios generales programar el mantenimiento requerido oportunamente, como quiera que los inventarios se van alimentando cada vez que ingrese un bien al patrimonio de la Institución.

Los recursos físicos serán asignados y entregados a cada funcionario que tenga contrato de trabajo, mediante acta y serán devueltos, mediante revisión de acta, en el momento en que se haga entrega del respectivo cargo. Será responsabilidad del jefe de unidad u oficina informar a Almacén e Inventarios sobre las necesidades de mantenimiento y suministro de elementos necesarios para su dependencia.

Los funcionarios que hagan mal uso de los recursos suministrados, de manera voluntaria y deliberada, serán responsables de su reparación o reposición.

Equipo de Trabajo

Image

Lucedy Rojas Hernández

Jefe de Almacen
Objetivo del cargo: Encargada de la gestión de compras, mantenimiento, entrega y control de uso de los recursos materiales y tecnológicos de la institución.
Image

Roselina Umaña Murcia

Profesional de Inventarios
Objetivo del cargo: Encargada del control actualizado de los bienes muebles e inmuebles que posee la institución, mediante inventarios periódicos.
Image

Marco Aurelio Mejía Carrión

Auxiliar Administrativo

Correo: mmejia@jdc.edu.co
Objetivo del cargo:  Apoyar los procesos de compras, ingresos, salidas de elementos de consumo y/o devolutivos.

 

Sede Álvaro Castillo: Carrera 11 #11-44 - Tunja Boyacá
Sede Crisanto Luque: Calle 17 # 9 - 85 - Tunja, Boyacá
PBX (8)7458676 - Email: webmaster@jdc.edu.co
© 2019 Juan de Castellanos :: Fundación Universitaria. Todos los derechos reservados.
VIGILADA MINEDUCACION